Приятно, когда получается помогать!

2024-12-02

В последний день осени, 30 ноября, свой профессиональный праздник отмечают сотрудники подразделений защиты государственных секретов и документационного обеспечения органов внутренних дел Республики Беларусь. Очень важная для повседневного функционирования правоохранителей служба, которая неизменно старается держаться в тени, отмечает 104 года со дня образования. Больше целого века милиционеры прошлых лет, да и современные сотрудники не могут обойтись без ежедневной помощи, которую оказывают им «блюстители секретов».

Последние, в свою очередь, всегда стараются по максимуму помогать милиционерам, служебная деятельность которых строго регламентируется нормативно-правовыми актами.

О нюансах службы удалось побеседовать со старшим инспектором отделения защиты государственных секретов и документационного обеспечения Ленинского РУВД Могилева Светланой Шинакревой, которая трудится в службе как молодой, но уже преуспевающий специалист. Светлана Юрьевна открыто рассказала о специфике и особенностях своей ежедневной кропотливой и ответственной работы:

— Работой нашего подразделения с июня 2022 года руководит Ольга Будишевская, которая несет ответственность за выполнение возложенных на нас задач, обеспечение режима секретности и организацию правильного и своевременного ведения делопроизводства. Каждая из сотрудниц вне зависимости от направления деятельности выполняет огромный объем работы по обработке входящей и исходящей корреспонденции. Это и ее сортировка, и регистрация, выдача документов сотрудникам районного управления, осуществление контроля за их исполнением в срок, а также проверка правильности оформления: наличие необходимых реквизитов, приложений, нужного количества экземпляров. Как можно заметить, это чрезвычайно кропотливая и ответственная работа, которая требует внимания и сосредоточенности. Документы отправляются в различные государственные инстанции, ни в коем случае нельзя допустить неточностей, пусть даже небольших и кажущихся на первый взгляд незаметными. Все должно соответствовать установленным правилам, нельзя быть небрежной или рассеянной.

Также сотрудницы отделения осуществляют своевременную регистрацию поступающих обращений граждан и юридических лиц. С 01.01.2023 года введена в эксплуатацию государственная Единая (интеграционная) республиканская автоматизированная система учета и обработки обращений граждан и юридических лиц (ГЕРАСУО) с помощью которой граждане осуществляют подачу обращений, наряду с направлением почтой или передачей нарочно. Работа в ГЕРАСУО для наших сотрудниц, впрочем, как и для граждан, стала своеобразным новшеством, с которым они отлично справились, контролируя сроки рассмотрения этих обращений, своевременное направление ответов по ним:

— Не только как сотрудник, но и как участливый человек, я прекрасно осознаю, как важно для граждан, которые рассчитываютна помощь правоохранителей, получить своевременный ответ. Мы всегда разъясняем куда необходимо обратиться по тому или иному вопросу, если он не входит в компетенцию милиции, ведем запись на прием к руководству нашего РУВД, тем самым, по сути, являясь «связующим звеном» между людьми и правоохранителями. И не всегда бывает просто решить вопрос сразу же, иногда необходимо время, чтобы дать четкий и законный ответ.
Также инспектора формируют дела в соответствии с номенклатурой, обеспечивают их сохранность, в установленные сроки готовят документы на уничтожение.

— Я бы сравнила нашу службу — с кровеносной системой в организме районного управления, и мы, подобно ей, обеспечиваем циркуляцию крови в теле, только кровь — многочисленные документы, которые каждый день приходят на адрес Ленинского РУВД Могилева. Кроме этого, есть определенная группа документов — Указы Президента Республики Беларусь, распорядительные, постановления Совета Министров Республики Беларусь, которые мы регистрируем, и наша задача — максимально в короткие сроки ознакомить с ними всех без исключения сотрудников районного управления — реалии современного мира диктуют свои правила: с каждым годом необходимо быть все оперативнее. Ну и куда же без грамотности и профессионализма?

Светлана Юрьевна отмечает: руководитель ее службы наряду с выполнением своих должностных обязанностей по работе с государственными секретами ежедневно занимается всеми злободневными вопросами, касающимися деятельности пяти сотрудниц, которые находятся в ее подчинении, помогает им максимально оперативно добиваться поставленных начальником РУВД задач:

— На мой взгляд, очень многое зависит от начальника службы, его внимательности к сотрудникам, увлеченности профессией. Ольга Сергеевна принимает все необходимые меры по нашему обеспечению необходимыми инструктивными и справочными материалами, инвентарем, оборудованием, техническими средствами. К тому же руководитель осуществляет методическое управление делопроизводством: мы на постоянной основе посещаем различные полезные учебные семинары, стараемся узнаватьбольше о службе. Начальник также контролирует правильное формирование, хранение и своевременную передачу документов в архив, подготовку справок и докладных о сроках соблюдения документов.

Девушка никогда не отказывает коллегам из других подразделений, которые обращаются к ней с вопросами по действующей документации, просят совета или разъяснений. Специалистка уверена, что одно из важнейших качеств работниц канцелярии — внимательность и способность выслушать человека, внимание к мелочам и деталям, скрупулезность в проверке переданных ей документов:
— Досконально изучая приходящие в районное управление постановления, распоряжения, приказы, другие нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства, я стараюсь максимально внимательно изучать новую информацию. После именно от этого будет зависеть, насколько оперативно и профессионально я смогу организовать работу с документами и с людьми, которым необходимы эти документы. Считаю, что в работе мелочей не бывает — важна каждая отпечатанная или написанная от руки строчка, асотрудницынашего подразделенияследят за тем, чтобы информация была четкой, своевременной, полезной.

Старший инспектор не может точно сказать, какое из подразделений Ленинского РУВД Могилева обращается в канцелярию больше — у каждого своя нагрузка, ритм, документооборот. Конечно, службы с большим количеством сотрудников — частые гости канцелярии, однако, кто бы не пришел в подразделение — каждый получит ответ на свой вопрос.

— Думаю, что необходимо работать в команде, добросовестно выполнять поставленные задачи, помогать своим коллегам, учиться и следить за изменениями в своем деле, чтобы быть полезным остальным службам. У нас это здорово получается, я рада, что тружусь в отлаженном, точно механизм, коллективе, который всегда придет на выручку. К тому же я всегда помню, что мы занимаемся действительно важным делом, да и приятно, когда получается помочь коллегам!